Share2Sky – Partager vos contenus SharePoint avec vos partenaires via SkyDrive

Depuis quelques mois je travaille avec Moncef (mon mentor sur les technologies MS et mon pair lors de mes premiers pas sur SharePoint en 2001) sur un projet “perso” d’application pour SharePoint. Cette application s’appelle Share2Sky et est disponible aujourd’hui en beta publique. Je vais donc vous la présenter à travers cet article.

 

Qu’est-ce que Share2SKy ?

Fonctionnellement:

L’application va permettre à un utilisateur final de partager un document SharePoint avec des utilisateurs externes à son système en utilisant le fournisseur de stockage “Cloud” de son choix : SkyDrive durant la beta, Google drive, DropBox et autres providers dans la prochaine version.

La configuration de ce partage est simple pour l’utilisateur et permettra aux équipes de gouvernance et/ou d’administration de garder un minimum de contrôle et de traçabilité sur ces partages.

 

Depuis une bibliothèque de documents SharePoint, en sélectionnant un document (ou plusieurs, ou tout un dossier mais dans une prochaine version)  vous aurez un bouton “Share2Sky” dans le ruban, onglet ‘Fichier’

 

En cliquant dessus vous lancerez la procédure de partage qui se découpe en 3 simples étapes :

 

  1. 1- connexion de l’utilisateur à son compte SkyDrive et la première fois autorisation pour Share2Sky d’utiliser le compte SkyDrive. Cela est nécessaire en particulier pour l’activation du partage côté SkyDrive au dernier moment et aussi pour supprimer automatiquement les partages expirés.

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  1. 2- Envoi automatique du fichier SharePoint vers SkyDrive

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  1. 3- Configuration du partage : saisie des emails des personnes à inviter, durée du partage.

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Share2Sky se charge d’enregistrer les informations de partage (pas les fichiers) et d’envoyer les mails d’invitations.

 

Lorsque l’invité recevra l’email et utilisera le lien inclus dedans il sera redirigé vers le site Share2Sky pour éventuellement s’authentifier et récupérer le lien final vers le fichier SkyDrive. Au passage nous enregistrons dans le journal l’accès au fichier. Ce journal sera ensuite mis à disposition des utilisateurs à l’origine du fichier (utilisateur final et administrateurs)

 

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Techniquement:

Share2Sky est une solution SharePoint “full trust” donc “on-premises” pour votre infrastructure interne. Actuellement seulement disponible pour SharePoint 2013 mais très bientôt aussi pour SharePoint 2010.

 

Cette solution profite en quelque sorte principalement des évolutions et de la large démocratisation de deux technologies ces dernières années : “OAuth” et “JavaScript” !

 

En effet l’ensemble des providers que nous projetons d’utiliser offrent aujourd’hui une mécanique d’authentification passant par OAuth et très souvent utilisable en simple API REST (requête http). Du moment que le provider fourni aussi une API REST et/ou JS pour gérer le stockage il est alors éligible à notre solution.

Nous ne sommes pas un autre hébergeur de document, notre solution est une solution BYOC (Bring your own cloud) :

 

Step1

 

L’essentiel de la solution SharePoint est donc codée en JavaScript, et le transfert du fichier depuis le site SharePoint vers le provider (SkyDrive) est réalisé en JavaScript, donc par le poste client ! Il n’est pas nécessaire d’ouvrir les serveurs SharePoint vers l’extérieur !

 

Step2

Suite au transfert du fichier (dans un répertoire dédié) l’utilisateur rempli le formulaire pour renseigner les invités et envoi le tout sur notre site qui enregistre la demande et envoi les invitations :

Step3

 

Lorsque que les invités utilisent le lien dans l’email d’invitation il ne s’agit pas du lien SkyDrive directement. Nous les faisons passer par notre site pour valider leur accès et surtout enregistrer aussi l’accès dans le journal. Nous créons si besoin le partage en lecture sur le fichier SkyDrive. Nous avons en effet gardé le token dit de “refresh” pour l’utilisateur SkyDrive à l’origine du partage. Cela nous permet de demander un accès au fichier sans que l’utilisateur soit connecté. Ainsi nous obtenons un lien d’accès direct au fichier SkyDrive et le fournissons à l’invité.

Step4

 

Pourquoi créer cette application ?

 

Depuis plus de 10 ans moi et Moncef travaillons comme développeur, consultant, architecte, formateur autour de SharePoint. Parfois d’un peu plus loin, parfois très à l’intérieur… Nous n’avons vu que très rarement des sociétés ayant un espace de partage SharePoint ouvert à la fois aux collaborateurs internes et aux partenaires. Quand j’écris partenaire, j’attends des personnes n’ayant aucun lien avec le système d’information de ladite société.

 

Bien sûr il existe plusieurs solutions. Créer des comptes de Domaine aux partenaires ? Mettre en place l’accès dit par “formulaires” via le membership ? Ou plus récemment utiliser un ADLDS pour fédérer AD interne et externe ?

Toutes ces solutions nécessitent généralement la mise en œuvre de beaucoup de moyen techniques : ouverture d’une DMZ (et les inquiétudes de la sécurité qui vont avec), gestion supplémentaire de comptes utilisateurs (et les procédures qui vont avec), équipes à créer/organiser pour cette gestion, …

 

Au final, les utilisateurs veulent être productifs. C’est tout. Et Comment font-ils quand ils doivent partager un document avec un partenaire ? Bien sûr, ils l’envoient par email ! Et c’est légitime car bien plus rapide. Ce n’est pas qu’ils n’aient pas essayés de suivre les directives du service informatique, mais trop souvent les solutions sont trop lourdes ou complexes et l’utilisateur fini par revenir à l’email.

 

Ajoutez à cela la montée en puissance de SharePoint sur ces 10 dernières années, ainsi que la montée en puissance des outils collaboratifs en tout genre et enfin cette généralisation grandissante du “Cloud”

 

Il est donc temps d’avoir des solutions de partage qui soient SIMPLES pour les utilisateurs de l’entreprise mais qui doivent aussi permettre de garder le contrôle sur le contenu autant du point de vue de la GOUVERNANCE que de la SECURITE informatique.

 

Nous avons donc pensé la solution Share2Sky dans cet esprit. On verra bien ce que le futur nous réserve mais quoiqu’il en soit je suis convaincu que la maturité actuelle de ces technologies va nous permettre enfin d’atteindre ce que nous rêvons depuis 10 ans ! (bon pour ce qui est de la voiture volante j’y crois plus trop…)

 

Qu’apporte Share2Sky ?

 

Aujourd’hui nous en sommes seulement à la première beta. Il nous reste encore un peu de chemin avant de pouvoir prétendre à une version “PRO”

Ceci dit dès aujourd’hui la solution va permettre à vos utilisateurs de partager des fichiers comme je l’ai présenté en début d’article.

Et en tant qu’administrateur vous aurez la possibilité de

  • – Contrôler l’utilisation de Share2Sky : quels sites peuvent partager via Share2Sky
  • – Gérer qui fait quoi via les permissions dédiées
  • – Voir qui partage quoi et avec qui (avec en plus un export CSV complet du journal)
  • – Annuler des partages

 

La procédure d’installation tiens en une page ne nécessitant que le déploiement d’une solution WSP ou presque…

 

Demain et tous les jours d’après, des nouvelles “features” vont arriver. La liste est déjà longue sur mon bloc note !

Quelques mots dans le désordre pour faire saliver : “dropbox, cryptage, google drive, synchronisation, sms, lecture seule, …”

 

 

Voilà je crois que les présentations sont faites maintenant. Il est donc l’heure d’aller sur

http://www.share2sky.com

pour télécharger la version béta de Share2Sky !

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